Ti hanno dato una lettera. Contestazione disciplinare. Hai 5 giorni per rispondere. Cinque. Non una settimana, non dieci giorni. Esattamente 5 giorni solari dalla data in cui hai ricevuto la lettera. Oppure: "Sì ok è successo ma non è andata così". Oppure ancora: "Ma cosa vogliono da me adesso?".
Primo istinto: rispondere subito, di getto. Scrivere tutto quello che pensi. "Ma come vi permettete!". Eccetera.
Errore. Grave errore.
La risposta alla contestazione non è uno sfogo. È un documento tecnico che finisce agli atti. E se hai scritto cose sbagliate, ammesso fatti che non dovevi ammettere, contraddetto te stesso, sei nei guai.
Da avvocato del lavoro a Roma che legge contestazioni e relative risposte ogni settimana ti dico: il 70% delle risposte che vedo sono scritte male. O troppo aggressive, o troppo deboli, o piene di ammissioni inutili, o contraddittorie.
La contestazione disciplinare è spesso solo il primo passo. Se poi degenera in licenziamento, quella risposta conta. Eccome se conta.
La contestazione disciplinare è una comunicazione formale scritta con cui il datore di lavoro ti contesta un comportamento che ritiene scorretto o inadempiente rispetto ai tuoi obblighi lavorativi.
Non è una sanzione. È l'accusa. La sanzione eventualmente arriva dopo, se l'azienda ritiene infondate le tue giustificazioni.
La contestazione deve contenere elementi precisi secondo l'articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori:
Indicazione specifica dei fatti contestati. Non basta scrivere "comportamento scorretto" o "condotta inadeguata". Servono fatti concreti: data, ora, cosa hai fatto o non fatto, dove, eventualmente testimoni.
Possibilità di difesa. Ti devono dare almeno 5 giorni per presentare le tue giustificazioni scritte. Puoi anche farti assistere da un rappresentante sindacale se vuoi.
Valutazione delle giustificazioni prima della sanzione. L'azienda non può irrogarti la sanzione prima di aver letto e valutato le tue giustificazioni.
Se uno solo di questi elementi manca, la contestazione è viziata. E se poi arriva una sanzione o un licenziamento basato su quella contestazione viziata, può essere annullato.
Esempio di contestazione CORRETTA: "In data 15 gennaio 2026 alle ore 10:30 lei si è presentato al lavoro con 2 ore e 30 minuti di ritardo senza alcuna giustificazione preventiva e senza avvisare il responsabile. Questo comportamento costituisce violazione dell'obbligo di puntualità previsto dall'articolo X del CCNL. Ai sensi dell'articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori ha 5 giorni di tempo per presentare le sue giustificazioni scritte".
Esempio di contestazione SCORRETTA: "Abbiamo notato comportamenti non consoni al ruolo. Le chiediamo di migliorare il suo atteggiamento". Troppo vaga. Nessun fatto specifico. Nessuna data. Inammissibile.
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Dalla data in cui ricevi la contestazione hai 5 giorni solari per presentare le tue giustificazioni scritte.
Attenzione: solari significa che si contano anche sabato, domenica e festivi. Non sono 5 giorni lavorativi. Sono 5 giorni di calendario.
Unica eccezione: se il quinto giorno cade di domenica o festivo, il termine slitta al primo giorno lavorativo successivo.
Esempio: ricevi la contestazione lunedì 10 febbraio. I 5 giorni scadono sabato 15 febbraio. Se sabato 15 l'ufficio è chiuso, puoi presentare le giustificazioni lunedì 17 febbraio.
La risposta si considera presentata quando arriva al datore di lavoro. Quindi:
Se la consegni a mano: quando la protocollano in entrata.
Se la invii via PEC: quando la PEC risulta consegnata (guarda la ricevuta di consegna, non quella di accettazione).
Se la invii via raccomandata A/R: quando viene recapitata (non quando la spedisci).
Consiglio pratico: non aspettare l'ultimo giorno. Se hai difficoltà a scrivere la risposta, meglio farla vedere a un avvocato con qualche giorno di margine. Arrivare l'ultimo giorno e scoprire che la risposta va riscritta completamente è un problema.
Cosa succede se non rispondi entro 5 giorni? L'azienda può procedere con la sanzione anche senza aver sentito la tua versione. Il tuo silenzio viene interpretato come rinuncia a difenderti. Pessima idea.
La risposta deve essere scritta, ordinata, coerente e senza ammissioni inutili. Vediamo come. Struttura base della risposta: Intestazione formale. "Alla c.a. Direzione Risorse Umane [nome azienda]" oppure al nome specifico del responsabile che ha firmato la contestazione. Oggetto chiaro. "Giustificazioni in merito alla contestazione disciplinare prot. n. X del [data]". Riferisci sempre il numero di protocollo della contestazione se c'è. Riscontro punto per punto. Se la contestazione contiene più addebiti, rispondi a ciascuno separatamente. Non fare un discorso generico. Fatti, non emozioni. "Il giorno 15 gennaio ero in malattia come da certificato medico allegato" è corretto. "Non è giusto che mi accusiate di queste cose dopo anni di servizio" non serve a nulla. Prove se le hai. Allega certificati medici, email, comunicazioni, testimonianze scritte di colleghi se rilevanti. Nessuna ammissione inutile.
Errore 1: Rispondere di pancia. "Ma come vi permettete di accusarmi dopo tutto quello che ho fatto per questa azienda!". Servono fatti.
Errore
2: Ammettere troppo. "Sì è vero sono arrivato in ritardo quella volta, ma anche altre volte sono arrivato in ritardo e nessuno ha detto niente". Hai appena ammesso ritardi ripetuti. Bene, ora l'azienda ha una base ancora più solida per sanzionarti.
Errore 3: Contraddirsi. Nella risposta scrivi una versione, poi a voce al capo ne racconti un'altra. Se la cosa va in contenzioso, le contraddizioni emergono e ti danneggiano.
Errore 4: Attaccare l'azienda o i colleghi. "Il mio capo ce l'ha con me" oppure "il collega X è un bugiardo". Questo non è utile alla difesa. Anzi.
Errore 5: Minimizzare senza giustificare. "Non è successo niente di grave" non è una giustificazione. Serve spiegare perché il fatto contestato o non è avvenuto, o è avvenuto per cause giustificate, o è stato frainteso.
Errore 6: Scrivere troppo poco. "Non è vero". Fine. Troppo generico. Serve argomentare.
Errore 7: Scrivere troppo. 10 pagine di sfogo. Il responsabile HR legge le prime 5 righe e poi archivia. La risposta deve essere sintetica ma completa. Idealmente 1-2 pagine massimo.
Dopo aver letto le tue giustificazioni, l'azienda può: Archiviare la contestazione. Riconoscono che le tue giustificazioni sono valide e non prendono provvedimenti. Fine. Irrogare una sanzione conservativa. Significa che ti sanzionano ma non ti licenziano. Se ritengono il fatto molto grave possono licenziarti per giusta causa o giustificato motivo soggettivo. Le sanzioni disciplinari previste dalla legge e dai contratti collettivi sono: Rimprovero verbale. È la sanzione più lieve. Ti richiamano a voce. Non ha conseguenze economiche. Rimprovero scritto. Ti danno una lettera di richiamo formale. Viene inserita nel tuo fascicolo personale. Non ha conseguenze economiche immediate ma può essere usata come precedente in future contestazioni. Multa. Fino a 4 ore di retribuzione. Ti tolgono soldi dallo stipendio. Sospensione dal lavoro e dalla retribuzione. Fino a 10 giorni. Non lavori e non vieni pagato. Licenziamento per giustificato motivo soggettivo. Fatti di gravità media. Licenziamento con preavviso. Licenziamento per giusta causa. Fatti gravissimi. Licenziamento immediato senza preavviso. La sanzione deve essere proporzionata al fatto contestato. Non possono licenziarti per un ritardo di 10 minuti se non hai precedenti disciplinari. Il principio di proporzionalità è fondamentale.
Le sanzioni disciplinari devono seguire un criterio di progressività. Non si può passare direttamente alla sanzione massima senza aver applicato prima quelle minori, salvo fatti eccezionalmente gravi.
Esempio corretto di progressione:
Primo episodio di ritardo: rimprovero verbale
Secondo episodio: rimprovero scritto
Terzo episodio: sospensione breve
Ripetuti episodi nonostante sanzioni precedenti: eventuale licenziamento
Esempio scorretto:
Primo episodio di ritardo (20 minuti): licenziamento per giusta causa.
Questo non regge. Manca la gradualità.
Eccezioni: fatti di gravità eccezionale possono giustificare il licenziamento immediato anche senza precedenti. Ad esempio: furto, aggressione fisica, falsificazione documenti, grave insubordinazione.
Ma per fatti come ritardi, assenze non giustificate, scarso rendimento, deve esserci una progressione di sanzioni.
Ho visto annullare un licenziamento dove l'azienda contestava "ripetute assenze ingiustificate" ma in realtà nei 5 anni precedenti non c'era mai stata nemmeno una contestazione scritta.
Dopo che hai presentato le tue giustificazioni, l'azienda ha alcuni giorni per valutarle e decidere se applicare una sanzione o archiviare. L'azienda deve decidere in tempi ragionevoli. Generalmente entro 10-15 giorni dalla ricezione delle tue giustificazioni. Se passa tanto tempo senza che ti dicano nulla, puoi considerare la contestazione archiviata tacitamente. Difficilmente dopo tanto tempo possono ancora sanzionarti per quel fatto. Se l'azienda decide di sanzionarti, ti manda una seconda lettera: la lettera di irrogazione della sanzione. Questa lettera deve: Indicare quale sanzione applicano (multa, sospensione, licenziamento) Motivare perché hanno ritenuto infondate le tue giustificazioni Indicare i riferimenti normativi (articolo del contratto collettivo che prevede quella sanzione per quel tipo di infrazione) Anche questa lettera può essere impugnata se la sanzione è sproporzionata o le motivazioni sono insufficienti. Tempistiche per impugnare la sanzione: Sanzioni conservative (rimprovero, sospensione): 20 giorni dalla comunicazione Licenziamento: 60 giorni dalla comunicazione L'impugnazione si fa tramite raccomandata A/R o PEC all'azienda, anche con una semplice dichiarazione di non accettare la sanzione e di riservarsi ogni azione legale. Poi eventualmente si procede con ricorso al giudice del lavoro. `
La contestazione disciplinare può essere viziata per vari motivi. Se è viziata, qualsiasi sanzione successiva cade.
Vizio 1: Genericità dei fatti contestati. "Condotta inadeguata", "comportamento scorretto", "atteggiamento non collaborativo" senza specificare cosa, quando, dove.
Caso concreto: dipendente licenziato per "ripetute inadempienze". Ma la lettera non specificava quali inadempienze, quando erano avvenute, quante volte. Licenziamento annullato per genericità della contestazione.
Vizio 2: Violazione dei 5 giorni per giustificarsi. Ti danno la contestazione lunedì e giovedì già ti arriva la sanzione. Non hanno rispettato i 5 giorni. Sanzione nulla.
Vizio 3: Fatti già prescritti. Le sanzioni disciplinari per fatti specifici si prescrivono in tempi variabili a seconda del contratto collettivo. Se ti contestano un fatto avvenuto 3 anni prima, è prescritto.
Vizio 4: ne bis in idem. Non possono contestarti e sanzionarti due volte per lo stesso fatto. Se ti hanno già dato una multa per un certo episodio, non possono ricontestartelo mesi dopo come base per un licenziamento.
Vizio 5: Contestazione tardiva. Il datore deve contestare i fatti entro un tempo ragionevole dalla scoperta. Non può scoprire un fatto a gennaio e contestarlo a giugno senza motivo. La tempestività della contestazione è importante.
Se la contestazione ha uno di questi vizi, la sanzione successiva è annullabile. Anche se il fatto contestato fosse vero.
Molte volte la contestazione disciplinare è solo il primo passo verso il licenziamento. Soprattutto se l'azienda vuole liberarsi di te ma non ha una giusta causa evidente, usa il procedimento disciplinare per costruirla. Segnali che la contestazione potrebbe portare a licenziamento: Contestazione molto formale e dettagliata. Se di solito l'azienda è informale e questa volta invece scrivono 3 pagine con riferimenti normativi precisi, stanno costruendo un caso. Contestazione per fatti che prima tolleravano. Ti contestano ritardi ma negli ultimi 2 anni hai fatto 50 ritardi e nessuno ha mai detto niente. Perché proprio adesso? Contestazione dopo che hai chiesto ferie, malattia, permessi legge 104, maternità. Possibile ritorsione. Clima aziendale già teso. Se ci sono state riorganizzazioni, tagli di personale, chiusura reparti, e poi ti arriva una contestazione, probabilmente stanno preparando il terreno per licenziarti. In questi casi la risposta alla contestazione diventa ancora più importante. Perché se poi ti licenziano, quella risposta la usi in tribunale come prova che i fatti contestati erano falsi o giustificati. Consiglio: se hai il sospetto che la contestazione sia propedeutica al licenziamento, fai vedere la lettera a un avvocato prima di rispondere. Meglio pagare una consulenza adesso che trovarsi con un licenziamento mal impugnato dopo. `
Hai 5 giorni dal ricevimento della contestazione per presentare le tue giustificazioni scritte. Se il quinto giorno cade di domenica o festivo, il termine slitta al primo giorno lavorativo successivo. Non aspettare l'ultimo giorno. Meglio avere margine per scrivere una risposta corretta.
Se non rispondi, l'azienda può procedere con la sanzione senza aver sentito la tua versione. Il silenzio viene interpretato come rinuncia a difendersi. La sanzione può essere applicata anche senza le tue giustificazioni. Però il procedimento disciplinare resta comunque impugnabile se la sanzione è sproporzionata o i fatti contestati sono falsi. Ma diventa più difficile dimostrarlo se non hai mai scritto la tua versione.
Sì, puoi farti assistere da un avvocato per scrivere la risposta alla contestazione. Anzi, è consigliabile perché la risposta deve essere tecnicamente corretta, ordinata e senza ammissioni inutili. Una risposta scritta male può peggiorare la tua posizione invece di migliorarla. L'avvocato può anche negoziare con l'azienda per cercare di evitare la sanzione o ridurla. `
Le contestazioni disciplinari vanno gestite subito e bene. Non c'è tempo per sbagliare. Hai 5 giorni per rispondere e la risposta deve essere tecnicamente corretta.
Lavoro su diritto del lavoro quotidianamente. So cosa scrivere e cosa evitare nelle risposte alle contestazioni. So quali argomenti reggono e quali no.
Approccio pratico: leggo la contestazione, vediamo insieme i fatti, scriviamo la risposta, valutiamo se serve negoziare con l'azienda.
Se poi la contestazione degenera in sanzione o licenziamento, abbiamo già tutto pronto per impugnare.
Consulenza immediata per contestazioni disciplinari. Se hai ricevuto una contestazione, contattami subito. Il tempo stringe.
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